Инструкция для операторов по работе в CRM

Для входа в CRM вам понадобится логин и пароль от личного кабинета локации. Он совпадает с данными аккаунта на сайте claustrophobia.com.

Ссылка на CRM — https://claustrophobia.com/crm
Так выглядит стартовая страница CRM.

На ней можно увидеть все квесты вашей локации, их расположение в рейтинге по миру (с указанием динамики относительно вчерашних значений). В правой части экрана вы можете увидеть количественные показатели загрузки квестов на ближайшие две недели.

Брони

Основная работа оператора проходит в разделе «Брони». В разделе «Брони» вы видите список забронированных сеансов с фильтрами. При нажатии на кнопку «Брони» автоматически показываются все игры локации на текущий день без фильтров. Сортировка идет по убыванию времени начала сеансов. Можно делать сортировку по дате бронирования или дате игры. По техническим причинам, при фильтрации показывается только первые 10000 игр.

В разделе «Фильтр» есть:
— поисковая строка, осуществляющая поиск по ключевым словам.
— блок «дата игры», в котором можно выбрать временной диапазон поиска. Начало и конец диапазона выбирается кликом на нужную дату в календаре. Если вам нужна одна дата — дважды кликните на одну и ту же дату. Подтвердить выбор нужно кнопкой «Apply».

— Фильтр по статусу игры (Забронирована, Отменена, Оплачена, Перенесена, Пройдена)
— Фильтр по источнику бронирования (Сайт, Админка, Афиша и др. агрегаторы)
— Фильтр подтверждения игры (связывалась ли локация с пользователем)
— Фильтр по способу оплаты (Наличные, Карта, Онлайн, Сертификат)
— Фильтр по статусу отмены

Список броней выглядит так:

— в столбце «#» отображается ID брони, в виде гиперссылки, при клике на которую вы перейдете в карточку игры.
— «Название квеста»
— «Время игры» — сортировка сеансов по времени начала слота (по возрастанию или убыванию)
— «Время бронирования» это время в которое пользователь забронировал игру
— «Статус — Текущий статус игры
— «Пользователь» — контактная информация о пользователе. При нажатии на конкретного пользователя выскакивает окошко с информацией о пройденных и отмененных играх данного аккаунта. Также видно количество отмен по причине «команда не пришла» — игрокам с несколькими плохими отменами не рекомендуется разрешать оплачивать сеансы на месте, лучше просить полную предоплату


— «Комментарий» — поле для дополнительной информации по сеансу. Заполняется оператором или ГО в карточке игры.
— «Подтверждено» — поле для обзвона игроков с целью подтвердить бронь, напомнить о количестве игроков и особенностях квеста. В случае успешного звонка достаточно поставить галочку в этом столбике.
— «Фото» — загружено ли в карточку игры фото игроков
— «К оплате» — итоговая номинальная стоимость сеанса
— «Способ оплаты»:
— «Источник бронирования» :

Работа с карточкой игры

Карточка игры открывается при нажатии на гиперссылку в столбцах «#» или «Название квеста». Перед заполнением карточки игры неоплаченного сеанса вам предлагается три варианта:

а) Отменить игру:
Есть три варианта отмены: «отмена до оплаты» (команда заранее сообщила о том, что не придет на игру, при обзвоне или самостоятельно), «отмена, команда не пришла» (плохая отмена, когда игроки обещали прийти и оплатить игру наличными, но не явились), «отмена, другое» (отмена игр технического назначения, требующая комментария)

б) Принять сертификат:
Если к вам пришла команда и в качестве денег предлагает использовать подарочный сертификат, то вам сюда! Просто введите данные с карточки — и статус оплаты тотчас изменится на «сертификат». Если сертификат просрочен или неактивен, crm выдаст ошибку и не даст вам сохранить оплату

в) Принять оплату
Здесь вы отражаете оплату наличными на локации или картой на локации, если у вас есть терминал.

ВНИМАНИЕ! Для локаций с частичной предоплатой и билетной системой есть кнопка «Доплата» с идентичным приему оплаты функционалом.

2) В карточке игры мы также видим всю информацию о бронировании:
контакты игрока (по кнопке «подробнее» мы можем увидеть информацию о количестве игр и отмен с этого аккаунта), язык игры, указанный при бронировании, тип использованного промокода и скидку на сеанс, статус платежа и т. п.

3) После принятия оплаты CRM дает возможность заполнить карточку игры.

Нажав на эту кнопку у нас появляется окошко для заполнения данных о прохождении:

Все поля карточки обязательны к заполнению, но при этом форму не обязательно заполнять полностью сразу. Пока не заполнены все поля игре не будет проставляться статус «Пройдена»:
а) «Время прохождения» проставляется в формате ЧЧ: ММ: СС. В случае неудачи нужно ставить галочку в поле «не прошли»
б) «Количество подсказок» вводится оператором. Помните, что количество подсказок не может превышать количества загадок в квесте.
в) «Количество игроков» выбирается из предложенного списка разрешенного количества участников
г) «Фотография» загружается как в случае победы, так и в случае поражения игроков. Сперва вы выбираете файл, затем цвет и язык логотипа. В случае отказа игроков фотографироваться, нужно ставить галочку в поле «Отказались от фото».
После всего этого нажимаем кнопку «Сохранить».
Если все заполнено корректно, статус игры изменится на «Пройдена»
Если какая-то из ячеек не была заполнена, игра появится в списке «На заполнении» на левой консоли экрана.
Заполненная карточка игры выглядит так:

Здесь отражено время прохождения, количество подсказок и фото.
Также на любой стадии заполнения карточки игры доступно поле «Комментарий» в левой нижней части. Достаточно оставить там мысль и нажать кнопку «Сохранить».

На заполнении**

В этом разделе отображаются все игры, карточки которых не полностью заполнены через час после времени окончания сеанса. В левой части экрана рядом с вкладкой «На заполнении» будет отображаться красный прямоугольник с количеством незаполненных игр.
Статус игры «Пройдена» выставляется только при заполнении игры через CRM, через админку игре статус не проставляется. Поэтому игры заполненные через админку будут попадать в этот раздел, для того чтобы проставить статус, нужно в каждой игре вызвать форму заполнения игры и нажать кнопку Сохранить.

Забронировать игру

Этот раздел практически идентичен соответствующему в админке. Здесь вы можете забронировать для игроков квест. Порядок действий:
Выбрать из списка квестов нужный
Выбрать дату игры — программа выдаст список доступных для бронирования сеансов

3. Выбрать таймслот

4. Идентифицировать пользователя:
а) Для зарегистрированных пользователей: вбить в поисковую строку телефон или e-mail игрока. При нахождении совпадения под строкой всплывет аккаунт для выбора.

б) Для новых пользователей: осуществляем регистрацию по номеру телефона. Заполняем окошки с телефоном и именем пользователя. После заполнения всплывает кнопка «Создать». Сверху выскочит системное сообщение «Пользователь успешно зарегистрирован». Автоматически данный пользователь появится в окошке «Игра» в правой нижней части экрана

5) Подтвердить бронирование (при необходимости ввести промокод). Вся выбранная ранее информация отображается в окошке «Игра» в правом нижнем углу. При необходимости вводим промокод в одноименное окошко и нажимаем кнопку «Забронировать». После этого в верхней части экрана всплывает информационное сообщение «Сеанс успешно забронирован».

В списке игр источником бронирования будет значиться «Админка». ВНИМАНИЕ! Такие брони не слетают через час как неоплаченные.*

Определения

Статус игр:
Забронирована — игра не оплачена
Оплачена — игра оплачена, но карточка игры не заполнена
Перенесена — игра оплачена и перенесена по просьбе клиентов
Пройдена — игра состоялась, карточка игры полностью заполнена
Отменена — игра отменена (снизу указана причина отмены)

Статус оплаты:
Не оплачено — игра не оплачена
Наличные/карта — игра оплачена наличными/картой на локации (при наличии терминала)
Онлайн — игра оплачена безналичным способом
Холдирование — игра оплачена безналичным способом, но деньги пока в пути и до вас не дошли. При раннем бронировании «холдирование» должно перейти в «онлайн» за 48 часов до начала игры.
Сертификат /Электронный сертификат/ Комбо — игра оплачена сертификатом
Оплачено через агрегатор — игра оплачена на Афише или другом агрегаторе

Оплата:
Номинальная стоимость — стоимость слота по сетке цен города
Скидка — размер скидки предоставленной по примененному промокоду
Итого — итоговая сумма к оплате

Источник:
Сайт — игрок самостоятельно забронировал сеанс через сайт
Админка — сеанс забронирован через админку оператором
Афиша, Мир квестов или другой агрегатор — сеанс забронирован через агрегатор

Примечание

* С 1 сентября 2017 года будет отключена возможность бронировать игры со статусом «Бронь локации».
** Все игры оставшиеся в разделе «На заполнении» при расчете роялти будут рассчитываться как проведенные и оплаченные.